Dématérialisation des factures :
4 raisons principales qui en font un passage obligé pour les DAF modernes
Comme son nom l’indique, la dématérialisation des factures consiste à émettre ou transformer les factures papiers en factures électroniques. Pour tout DAF moderne, les avancées technologiques sur le sujet permettent de se concentrer sur l’efficacité, la productivité et le bien-être de ses salariés. Dématérialiser, c’est rendre disponible à un programme des données supplémentaires à traiter et automatiser afin de réduire le nombre de tâches à faible valeur ajoutée pour les travailleurs. Ci-dessous 5 raisons de passer à la dématérialisation :
Respecter les obligations légales
Depuis le 1er janvier 2017, les factures émises par les entreprises françaises vers les donneurs d’ordre publics sont dématérialisées. Il s'agit d'une obligation légale qui concerne tous les fournisseurs de l'État. Cette obligation traduit une volonté de l’Etat qui pourrait s’étendre prochainement aux entreprises privées. Le DAF moderne se doit d’anticiper les évènements, soyez prêts et opérationnels si l’obligation s’étend aux entreprises privées.
Réduire ses coûts
Le coût d'une facture papier envoyée à vos clients est, en moyenne, estimé à 1,20€. Un coût auquel s’ajoutent ensuite les frais de matériel, de traitement, d’affranchissement et d’archivage. La facture dématérialisée coûte, en comparaison, approximativement 0,30€. Un gain financier de l’ordre de 75%. Et ce calcul ne prend pas en compte le temps humain passé à gérer l’ensemble des étapes, comme dit le proverbe : le temps, c’est de l’argent !
Augmenter sa productivité
La gestion des factures clients est une tâche fortement chronophage pour les comptables. Édition de la facture, impression, mise sous pli, affranchissement, collecte ou envoi du courrier, lettrage, archivage… les opérations à réaliser sont nombreuses. En utilisant des factures dématérialisées, vous économisez du temps dans votre gestion administrative, et votre service comptabilité peut se concentrer sur d'autres missions à plus forte valeur ajoutée. Le traitement électronique étant plus efficace et moins chronophage lorsqu’il est bien organisé. Vous gagnerez en productivité.
Réduire son impact environnemental
En passant du traitement manuel à la dématérialisation, vous réduirez le volume de papier consacré chaque année au traitement des factures. A titre de comparaison, les entreprises américaines utilisent 1500 milliards de feuilles de papier par jour. En dématérialisant, vous limiterez l’impact environnemental de votre activité. Cette démarche, qui s’inscrit parfaitement dans votre politique RSE. La dématérialisation appliquée à la facture est une conduite moderne qui s’inscrit dans une logique mondiale et actuelle de réduction des déchets. Nous pourrions citer d’autres raisons valables comme la réduction du temps de traitement des factures, l’accélération des paiements des clients, ou encore l’amélioration des relations avec eux.
Dématérialisez, en faisant confiance à des professionnels
Nous pouvons affirmer que la gestion dématérialisée des factures est, aujourd’hui, une condition
sine qua non pour l’efficacité d’un service comptabilité. Les risques sont cependant présents :
le risque de perte des documents, le risque de complexification des procédures… Pour une gestion
électronique des documents efficace, Synergy propose une solution basée sur le
traitement
optique permettant de classer automatiquement les documents, obtenir une traçabilité des actions
effectuées, et retrouver efficacement les documents grâce à sa recherche par indexation.
DAF du
futur, Synergy est votre allié en toutes
circonstances.